En raison des niveaux d’alphabétisation divers de ceux qui ont inscrit l’information contenue dans les
registres de l’asile de pauvres, ainsi que des barrières linguistiques et des problèmes d’accent entre
les pensionnaires et ceux qui tenaient les registres, on trouve souvent des divergences d’orthographe
dans les registres de l’asile de pauvres. On trouve aussi des incohérences dans la manière dont les
gens figurent dans les registres au fil des années. Par exemple, une pensionnaire inscrite lors de son
admission sous le nom de Mary Ann Murphy pourrait figurer dans des entrées ultérieures comme Mary Murphy,
May Murphy, Mamie Murphy ou même Ann ou Annie Murphy. Il y a aussi des répétitions causées par la réadmission
de personnes, le report de personnes dans le registre à la fin d’une année (parce qu’elles continuent
leur séjour à l’asile d’indigents) ou le fait que des gens sont inscrits dans plusieurs des établissements
couverts par la base de données.
Dans les registres originaux, le nom de famille et le prénom ont été inscrits dans le même champ, sous
la forme « Prénom, nom de famille ». Ce champ a été divisé en deux, celui du prénom et celui du nom
de famille, pour améliorer la fonctionnalité de la base de données pour les utilisateurs.
Nom de famille : On trouve généralement dans ce champ le nom de famille
de la personne. Toutefois, on y trouve parfois la mention « Inconnu ». Aucune tentative n’a été faite
pour corriger les divergences de l’original causées par des erreurs humaines, une écriture illisible
ou une orthographe au son.
Prénoms : On trouve généralement dans ce champ le prénom de la personne.
Toutefois, on y trouve parfois la mention « Inconnu ». Aucune tentative n’a été faite pour corriger
les divergences de l’original causées par des erreurs humaines, une écriture illisible ou une orthographe
au son.
Titres et descripteurs : Les mentions M. [Mr], Mme [Mrs], fils [Jr], veuve
[Widow], etc., sont inscrites entre parenthèses dans le champ du prénom. Exemple : McDevitt, Martha
(Mme). Dans les cas où un titre est inscrit sans prénom, il prend la place du prénom. (Exemple : McDevitt,
Mme.)
Pour obtenir des renseignements spécifiques sur les registres, les champs qu’ils contiennent et les
méthodes adoptées pour les présenter, assurez-vous de lire les ressources affichées sous le lien
Contenu des documents ».