Qu’est-ce qu’un document public?
Il s’agit de l’information consignée qui fournis des éléments de preuve pour les activités, décisions et autres transactions ayant trait aux fonctions et opérations du gouvernement du Nouveau-Brunswick, peu importe la forme ou le support utilisé.
Voici des exemples des documents publics:
- Le procès-verbal d’une réunion
- Un courriel portant sur une décision ou sur une activité pour les affaires du gouvernement
- Une note de service au personnel sur un changement dans la façon de procéder
- Un rapport
- Une présentation PowerPoint
- Une base de donées qui contient de l’information relié aux clients ou de l’information financier
À qui appartient l’information consignée?
Les documents publics qui ont été crées ou reçus dans le cadre des affaires du gouvernment du Nouveau-Brunswick appartiennent à la province et doivent être bien gérer.
Pourquoi les document publics sont-ils importants?
Les documents publics du gouvernement provincial sont importants, car ils peuvent représentés des biens essentiels à l’histoire et à l’administration du Nouveau-Brunswick. Ils fournissent des éléments de preuve sur les activités, décisions et processus juridiques. Les documents publics et l’information consignée aide à protéger les droits et les intérêts des Néo-Brunswickois et Néo-Brunswickoises.
En général, les documents publics...
- sont nécessaire pour appuyer les activités et opérations.
- prouvent qu’une transaction a eu lieu.
- sont requises pour le respect d’exigences juridiques.
- protègent les droits des citoyens et du gouvernement.
- fournis des pièces justificatives pour la reddition des comptes.
- ont de la valeur financière, historique, ou de recherche continuels.
Que représente la gestion des documents publics?
Il s’agit d’exercer un contrôle responsable, efficace et systématique sur la création, la saisie, la gestion, l’utilisation, la conservation et la destruction des documents.
Pourquoi la gestion des documents est-elle importante?
- Elle permet l’accomplissement des activités de façon harmonieuse et efficace.
- Elle fournit des éléments de preuve sur les activités et les transactions.
- Elle contribue au respect des exigences sur le plan juridique et règlementaire.
- Elle aide à la reddition des comptes.
- Elle facilite l’uniformité, la réduction des coûts, l’efficacité et la productivité.
- Elle réduit les risques au minimum (protection et documents à l’appui en cas de poursuites).
- Elle protège les droits des citoyens et des employés.
- Elle permet de maintenir la stratégie d’entreprise, l’identité et la mémoire.
- Elle identifie et vérifie les rôles and responsabilités.
- Elle documente les politiques et les procédures.
Qu'est-ce que le PCCC?
Le Plan de classification et calendriers de conservation des documents communs (PCCC) est la norme utilisée pour la gestion des documents communs du gouvernement du Nouveau-Brunswick. Il s'agit d'un plan de classification hybride des dossiers par fonction conçu par blocs numériques qui fournit un cadre pour l'organisation et la description des documents. Le plan de classification est accompagné de calendriers de conservation et de déclassement autorisés pour ces documents. Un calendrier établit la période pendant laquelle le document doit être conservé et décrit la marche à suivre lorsqu'il n'est plus nécessaire de le conserver comme document actif au bureau.
À qui s'adresse le PCCC?
Le PCCC est publié conformément à la Loi sur les archives et s'applique à tous les organismes publics tels qu'ils sont définis dans la Loi.
Qu'est-ce qu'un calendrier de conservation et de déclassement des documents?
Un calendrier de conservation et de déclassement des documents précise:
la durée de conservation des documents dans le bureau (période active), la durée de conservation à l'extérieur du bureau pour support papier (période semi-active) et la manière dont les documents seront traités à la fin de leur cycle de vie (déclassement final). Le déclassement de tous les documents gouvernementaux doit se faire conformément à un calendrier de conservation et de déclassement approuvé.
Quels documents doivent avoir un calendrier de conservation et de déclassement?
Tous les documents crées et utilisés dans le cadre des activités gouvernementales doivent avoir un calendrier de conservation et de déclassement.
En vertu de quels pouvoirs les calendriers sont ils établis?
La Loi sur les archives attribue à l’archiviste provincial la fonction d’élaborer les calendriers de conservation régissant la conservation et la destruction des documents publics et leur transfert aux Archives. Généralement, les calendriers de conservation et de déclassement sont rédigés et acceptés conjointement par l’organisme qui crée les documents et les Archives provinciales.
La politique sur la gestion des documents (AD 7114) contenue dans le Manuel d’administration du GNB stipule aussi que tous les documents gouvernementaux doivent posséder un calendrier de conservation approuvé.
La gestion des documents est elle obligatoire?
Le caractère obligatoire de la gestion des documents gouvernementaux est consigné dans la Loi sur les archives et dans la politique sur la gestion des documents (AD 1508).
Existe t il des pénalités en cas de non conformité à la Loi sur les archives et à la politique AD 7114?
Oui. La Loi sur les archives stipule à l’article 12 :
« La personne qui illégalement endommage, mutile ou détruit un document public ou soustrait ou refuse de remettre un tel document aux archives ou à un ministère commet une infraction punissable en vertu de la Partie II de la Loi sur la procédure applicable aux infractions provinciales à titre d’infraction de la classe F. »
La Loi sur la procédure applicable aux infractions provinciales, Partie II, article 56(6), stipule :
« Lorsqu’une Loi crée une infraction punissable à titre d’infraction de la classe F, le juge doit imposer une amende d’au moins deux cent quarante dollars et d'au plus dix mille deux cent dollars. »*
*Dans le cas d’une première infraction.
Quelle est la différence entre le Dépôt des documents et les Archives?
Les Archives provinciales se servent de l’entrepôt du Dépôt des documents comme lieu de conservation temporaire des documents semi actifs sur support papier. Les documents demeurent sous la responsabilité, la garde et le contrôle de l’organisme qui les a transmis. Seuls les employés autorisés de l’organisme qui les a transmis peuvent récupérer les documents du Dépôt des documents. Par exemple, les documents du ministère de la Santé ne peuvent être consultés que par les employés autorisés du Ministère inscrits auprès du Dépôt de documents.
Le bâtiment des Archives provinciales situé sur le campus de l’UNB permet de préserver en permanence des documents qui ont une valeur durable. Dès le transfert des documents, leur garde légale, leur responsabilité et leur contrôle sont également transférés aux Archives. Les organismes du gouvernement du Nouveau Brunswick ne peuvent alors les retirer mais ils peuvent les consulter. Aux Archives, le personnel réorganise les documents, en fait une description, les trie et, parfois, les reproduit sur d’autres supports. Par la suite, ils sont mis à la disposition du public, et ce, en respectant les restrictions visant à protéger la confidentialité.
Que signifie « conservation sélective »?
Les documents dont le déclassement final prévoit la conservation sélective (Cs) sont évalués par un archiviste, qui en apprécie la valeur pour la mémoire collective des gens et de la province du Nouveau Brunswick. Les archivistes choisissent les documents qui doivent être conservés de façon permanente. Les documents choisis sont alors transférés à l’entrepôt des Archives provinciales du Nouveau Brunswick.